אל תהמרו על המוזמנים לחתונה שלכם - מתחתנים menumain-menu-usersearchmenu_xaccessibilityנגישותcategoriesgaleriessitestoolsgeneralgoogle-playapp-storefacebookpinteresttwittersocial_instagramSite-By-NGsoft right-arrow right-arrow facebookpinterest
בדקנו וגילינו שהרבה יותר נוח להשתמש באתר כשהטלפון במצב מאונך.
סיבוב קטן ימינה ואנחנו איתך!
נגישות
נגישות

ההימור שלכם על המוזמנים מסתיים כאן

שירות אישורי הגעה למוזמנים הוא כבר חובה

הפקת אירוע
  

בסופו של יום, כולנו רוצים את אותם הדברים: חתונה יפה, אורחים מרוצים, והכנסות  שיכסו את העלויות... או לפחות את רובן. איך עושים זאת? ראשית מוודאים שכל המוזמנים מגיעים!

"לחתונה של הוריי, לפני 30 שנה, הוזמנו כ- 800  אורחים. כיוון שלא היה מקובל לאשר את הגעת המוזמנים, הוריי עד היום תוהים לאן נעלמו להם 200 אורחים..." 


ההימור שלכם על המוזמנים מסתיים כאן, הפקת אירוע, 1

חתונה כיום היא הפקה מקצועית לכל דבר ועניין, וגם ההשקעה בה גדלה באופן משמעותי. האולמות הפכו מתחמי אירועים, המנות מתהדרות בקונספט קולינרי שמתאים גם לשעות הקטנות של הלילה, התאורה לא מביישת מועדונים גדולים והסאונד מותאם לאולמות קונצרטים - כל פרט ופרט שודרג עם הזמן לרבות אופן הזמנת האורחים ואישור הגעתם. המודעות לחשיבות של אישור הגעת המוזמנים גברה ואם לכם יש ספקות בכך, הנה כמה סיבות טובות:

      כלכלית: האולם שבחרתם חייב להיערך לאירוע (כמות המנות שיש להכין, כמות המלצרים והברמנים, סידור ועריכת השולחנות וכו'), לכן אתם מחויבים להעביר כמות מוזמנים סופית, עליה אתם גם מתחייבים לשלם. לא וידאתם את הגעת האורחים שלכם? קחו בחשבון שכמות המוזמנים שתגיע בפועל תהיה קטנה מכמות האורחים אותה העברתם ועליה התחייבתם.

רוב הזוגות לוקחים בחשבון את ההכנסות הצפויות ממתנות האורחים, כמדד תקציבי לעלות המנה אותה הם רוצים ויכולים לשלם.

לדוגמא: עלות אירוע בו התחייב זוג על כ 300 אורחים הינה כ- 100,000 ש"ח, ומכאן שמתנה ממוצעת שתכסה את העלות היא בסך 330 ש"ח. סביר.

אך אם תגלו בערב החתונה ש
בפועל הגיעו רק 250 אורחים מוזמנים, הרי שגם אם הם יביאו לכם את הסכום האמור, תגיעו לסכום מצטבר של 82,500 ש"ח. כלומר תיוותרו עם "בור" תקציבי של 17,500 ש"ח. 

 

זה הפרש לא קטן, בייחוד לזוג צעיר בראשית דרכו. לא חבל?



ההימור שלכם על המוזמנים מסתיים כאן, הפקת אירוע, 2

 

       ארגונית: תחשבו על מצב הפוך – חילקתם 500 הזמנות וציפיתם שרק 400 יגיעו, ודווקא לחתונה שלכם התחשק לכל האורחים להגיע. כבוד! אך האולם נערך ל- 400 איש, בפועל הגיעו 500 ולאורחים אין מקום לשבת. ועכשיו צריך להתארגן באמצע האירוע. זהו מצב לא נעים ולא נוח לאף אחד מהצדדים שמוסיף לחץ מיותר.

באירועים בהם ישנה הושבה מסודרת (מומלץ) אתם מקצים מקומות ישיבה למוזמנים. האורחים מחולקים באופן טבעי לקבוצות (משפחת אם החתן, חברים של הכלה וכו') ולאחר מכן לשולחנות.

בהנחה שכמות האורחים להם התחייבתם תהיה זהה לכמות אשר הגיעה בפועל, עדיין תיווצר בעיה קלה. כמויות האורחים  מכל קבוצה יהיו שונות מאלה אשר לקחתם בחשבון, עת כניסת המוזמנים לאולם יהיו אי סדרים בהושבה בפועל ( קבוצה של 12 אורחים תוקצה לשולחן של 10, או לחילופין בשולחן שהוקצה ל 10 יגיעו רק 8 אורחים) והדבר יוביל לפתיחת מקומות רזרביים ללא צורך.

 

     היערכות 'מיוחדת': על סמך אישורי ההגעה אפשר לדעת במדויק, אם צריך להזמין מנות מיוחדות לילדים, מנות גלאט למחמירים או לחילופין על אורח שיגיע רק לחופה ואין צורך לשריין לו כיסא באולם (ולחסוך עלות המנה בהתאם).

 

בסיכומו של דבר, ההחלטות שתקבלו בנוגע לחתונה שלכם מתורגמות באופן טבעי ליכולתכם לתכנן את האירוע ולשלוט בהוצאה הכספית.  על מנת לקבל אירוע רגוע, זורם וללא הפתעות לא נעימות, ולהיות בשליטה על ההוצאות הכספיות הרבות, קחו בחשבון ובחנו היטב את האפשרות להיערך באופן מושלם למספר האורחים הצפוי להגיע. 

אין ספק כי אישורי הגעת המוזמנים תשפיע לטובה על כל הגורמים.

 הכתבה באדיבות: ארז עציוני, מנכ"ל חברת invite Me 


כתבות נוספות שיעניינו אותך

5 טיפים לבחירת תקליטן מומלץ לחתונה שלכם, מוזיקה
סיפורי חתונה: דניאל וקובי, סיפורי חתונה
צילום: Shutterstock
ואלי אירועים וכנסים (צילום: באדיבות וואלי אירועים וכנסים)
אל תפספסו: יריד מעצבי נעליים , נעליים
באדיבות Shutterstock
שבוע האופנה לכלות בניו יורק (צילום: מתוך האינסטגרם של ברטה)
רג'ינה קינג באוסקר (צילום: ג'ף ליפסקי)