דף הבית  ›  המדריך לחתונה  ›  איך מכינים רשימת מוזמנים
כתבות לפי נושאים
מקום לחגוג
קייטרינג ובר
מארגנים חתונה
בית יהודי
הטקס
הכלה
טיפוח וכושר
החתן
מוזיקה
צילום
יחסים
אהבה מחושבת
מסביב לחתונה
מסיבת רווקות
סיפורי חתונה
ירח דבש בחו"ל
הבלוגיה
gays wed
חתונה ירוקה
המדריך לחתונה
שמלות כלה 2016
שמלות כלה2017
twitter   הדפס שלח לחבר
הוסף למועדפים שלי
הדפס
שלח לחבר
Share facebook
twitter

איך מכינים רשימת מוזמנים

המדריך לרשימת מוזמנים וסידורי ישיבה

מאת    13.10.10   מתוך כתבות:  המדריך לחתונה

מי יהיו האורחים שיחגגו איתכם את הערב המרגש בחייכם? מדוע חשוב כל כך לאשר הגעה? ואיך לתכנן את סידורי הישיבה? המדריך המלא לרשימת המוזמנים

 
צילום: יח"צ
קודם כל תירגעו. אם כל הזוגות עברו את השלב הזה, גם אתם תצלחו אותו: בסופו של דבר תגבשו רשימת מוזמנים, תקבלו אישורי הגעה, תתכננו את סידורי ההושבה, ועם שיתוף פעולה של כל הנוגעים בדבר ומנה גדושה של סבלנות ורוגע - הכל יסתדר.
ועכשיו מתחילים. קחו ערב שקט והתחילו לגבש את רשימת המוזמנים המשותפת לשניכם – קרובי משפחה, חברים, קולגות לעבודה. פיתחו קובץ חדש במחשב (או במחברת החתונה), כיתבו את שמות המוזמנים, ולצד כל שם מספר עמודות: כתובת (למשלוח ההזמנות) ומספר טלפון וכתובת אי-מייל (לאישור הגעה ולמשלוח תודות). חשוב מאוד להכין שני העתקים מודפסים מהרשימה המתגבשת, כדי שאם רשימה אחת חלילה נעלמת או שפתאום נמחק הקובץ מהמחשב - עבודת האיסוף תצטרך להתחיל מהתחלה ותגבה מכם זמן יקר.

אמא ואבא
אמנם מדובר בחתונה שלכם, אך זיכרו כי זו גם השמחה של הוריכם - גם החברים שלהם מוזמנים, ולעתים הם המממנים העיקריים של האירוע ורוצים שקולם יישמע. בשלב הראשוני של גיבוש רשימת המוזמנים, שאלו אותם אילו אנשים ירצו להזמין והוסיפו אותם לרשימה, אפילו אם אינכם מכירים את כולם, ובקשו מהם להשיג את כל הפרטים החשובים עבור מוזמניהם.
 
כפילויות
עתה, כשהרשימה של ההורים בידיכם, מחקו שמות המופיעים גם אצלכם - סבא וסבתא, דודים, שכנים ועוד. זו הזדמנות נוספת לבדוק שלא שכחתם אף אחד.
 
ויתור
אם הגעתם למספר המוזמנים הרצוי - אין בעיה. אך מה קורה אם עברתם אותו? אין ברירה אלא לוותר על חלק מהמוזמנים. כאן כדאי להשתמש בשיטת האלמינציה, כלומר קודם בידקו על מי אתם לא יכולים לוותר. מי שיישארו הם אורחים מדרגה קצת יותר מרוחקת, ועליכם להקדיש מחשבה נוספת אם הכרחי להזמינם. לגבי החברים ממקומות העבודה שלכם, תצטרכו להחליט אם אתם מזמינים גם את בני הזוג שלהם, או שתיתנו לכל אחד מהם להחליט בעניין. גם בנוגע להזמנת ילדים תצטרכו לתת את הדעת. מקומות רבים מחייבים על ילד כמו על מבוגר, משום שסופרים כיסאות. זיכרו כי בידיכם תקציב מוגבל הכולל עוד הוצאות רבות, ורשימת המוזמנים היא רק תחילת הדרך.

 
צילום: שלומי ביטון
כל המרבה
אם אין לכם הגבלה של תקציב והמקום גדול מספיק, כדאי להזמין את האורחים שאתם מתלבטים לגביהם. ברוב המקרים אנשים שלא ירגישו מספיק קרובים אליכם לא יגיעו, אך אתם תרגישו נוח שהזמנתם אותם. אם הם אכן יגיעו, הם רק יצטרפו לשמחה ויהנו איתכם בערב המשמח הזה.
 
יש רשימה
אחרי כל ההתלבטויות, אתם אוחזים בידיכם טיוטה ראשונה של רשימת המוזמנים המשותפת שלכם ושל ההורים. כמובן שזו לא הרשימה הסופית, אך זו בהחלט נקודת התחלה, וזה הזמן לוודא שמספר האורחים מתאים למקום שבחרתם ולתקציב העומד לרשותכם. בשלב הבא שתפתחו את הרשימה המלאה בפרטים יהיה זה כחודש לפני החתונה, אז תיעזרו ברשימת הכתובות למשלוח ההזמנות לאורחים.
 
אישורי הגעה
ככל שמועד החתונה מתקרב, תתבקשו לתת למקום האירוע את מספר המוזמנים הסופי, לפיו תחויבו במספר המנות. מספר האורחים שיגיע בסופו של דבר לאירוע שונה למדי ממספר המוזמנים שכללה הרשימה הראשונה שגיבשתם, לכן לנושא אישורי ההגעה חשיבות רבה.
אמנם הזמנות לחתונה מתבקשים האורחים לאשר הגעה, אך רובם אינם עושים זאת מיוזמתם. לכן תצטרכו להתקשר אליהם בעצמכם לדעת מי מתכוון לבוא, מי יגיע לבד ומי עם בן הזוג, ומי גם עם הילדים. אל תרגישו לא נעים, הרי אתם אלה שצריכים להתחייב בפני המקום על מספר האנשים, ואתם תהיו אלה שתצטרכו לשלם עבור מספר האנשים שהזמנתם (בין אם כולם יגיעו ובין אם לא).

היום כבר לא חייבים לעשות את זה לבד. גם זמן הוא כסף ובכלל, למה להיות במעמד הלא נעים בו האורל מעבר לקו צריך לגמגם תשובה.
התוכנה מי יבוא היא פתרון מושלם לאלו ש"לא סומכים על אף אחד אחר". היא מאפשרת רישום של המוזמנים, סידור השולחנות, ניהול ההושבה בזמן אמת ואף שליחת אס אם אס תזכורת לפני האירוע ותודה בסיומו. מעבר לכך, התוכנה מאפשרת הדפסה של המקומות השמורים, כך שלא תצטרכו למלא בעצמכם את שמות המוזמנים באופן ידני (פעולה הדורשת הרבה זמן) וכן לשלוח למוזמנים עצמם את מספר השולחן במסרון.

חריגה
בדרך כלל ניתן לחרוג ב-10 אחוז מכמות המוזמנים עליה סיכמתם מראש עם האולם או הגן, המכין 10 אחוז יותר מהמנות שהזמנתם. משום שתמיד יהיו מוזמנים שאישרו הגעה וברגע האחרון לא יגיעו מסיבות שונות, הודיעו למקום על 10 אחוז פחות מהאורחים להם אתם מצפים לאחר אישורי ההגעה.
 
צילום: יח"צ
סידורי ישיבה
כשבועיים לפני מועד החתונה, כשבידכם הרשימה הסופית של האורחים שאישרו את הגעתם, ניתן לעבור לשלב סידור השולחנות.
גודל השולחנות - שולחן ממוצע כולל 10-12 מקומות, וזהו אכן המספר האידיאלי המאפשר תקשורת זורמת בין הסועדים. כמו כן ישנם שולחנות ארוכים יותר, "שולחנות לחבר'ה" ("שולחנות אבירים"), שסביבם ניתן להושיב כ-20 אורחים. באופן כללי, יש להעדיף שולחנות סטנדרטיים, פרט למקרים של קבוצות הומוגניות של משתתפים שאינכם רוצים לפצל, כגון חברים מהעבודה/ מהצבא/ מהלימודים וכדומה. קירבה בין המוזמנים - אנשים אוהבים לשבת ליד אנשים שהם מכירים או קרובים להם, ולכן הקו המנחה הראשוני בעת קביעת הסידור הוא רמת הקירבה. כך, יש לחלק את רשימת המשתתפים לצדדים הבאים: משפחת חתן, משפחת כלה, חברים של החתן, חברים של הכלה, חברים מהעבודה של כל אחד מכם ושל ההורים, חברים משותפים וכן הלאה. עצה שימושית היא לכתוב את שמות המשתתפים על גבי דף, כאשר כל קבוצה מוקפת בעיגול.
כעת, כדאי לנסות למצוא נקודות משיקות בין קבוצות המוזמנים - מי מכיר את מי. כך תוכלו לקבל תמונה של האזורים באולם בהם תשב כל קבוצה, ונקודות החפיפה בין הקבוצות. עם נתונים אלה נעבוד בהמשך.
משפחה קרובה ורחוקה - שולחן המשפחה בקרבה ראשונה יהיה בדרך כלל במרכז האולם, אותו יש להשתדל להקיף במשפחה הקרובה פחות, ובאנשים הקרובים מאוד למשפחה. שימו לב כי ישנם אנשים (משפחה וחברים קרובים מאוד של ההורים) המייחסים משמעות רבה למקום ההושבה שלהם ולקירבה למשפחה החוגגת. אנשים אלה יש להשתדל להושיב במקום בו הם ירגישו קרובים דיו. מקומות הישיבה באולמות בדרך כלל מסודרים בצורת ח' סביב רחבת הריקודים. המקום הנכון ביותר למקורבים אלה יהיה ליד הקו העליון של ה-ח', כאשר המוזמנים הרחוקים יפוזרו ביתר האולם.
צעירים ומבוגרים - הנטייה הרווחת היא להושיב את המוזמנים הצעירים בקו רחבת הריקודים, ולהרחיק את המבוגרים כלפי חוץ. נטייה זו נכונה, שכן מרבית המוזמנים המבוגרים לא ייהנו מהמוזיקה החזקה ויעדיפו לשוחח ביניהם במהלך הערב. עם זאת, בכל אירוע ישנם מוזמנים מבוגרים ותוססים, אותם אתם בוודאי מכירים ככאלה שממלאים את הרחבה בחתונות. אותם צריך לנסות להושיב בקו הרחבה הראשון.
קחו בחשבון כי החברים הקרובים שלכם יקומו לרחבה בכל מקרה, ואם המטרה שלכם היא הרבה שמחה וריקודים, אין לחשוש מהושבה רחוקה יותר של הצעירים, וזאת כדי לתת גם למבוגרים בחתונה הזדמנות לרקוד.
 
שרטוט
כדי לקבל מושג איך ייראה האולם כשהוא מלא במוזמנים שלכם, יש לעשות סקיצה - מפה עם שרטוט של מקומות הישיבה. בדרך כלל ניתן לקבל מפה כזו מהמקום בו נערכת החתונה. היא כוללת את שרטוט המקומות, מספר השולחנות ומיקומם ביחס לנישות אחרות במקום, כמו הבר, רחבת הריקודים, פינות זולה ועוד.
 
פתרון אלקטרוני
אם אתם רוצים לחסוך זמן ועבודה קשה, תוכלו למצוא פתרון מהיר וקל בתוכנת "מתחתנים בקליק". בעזרתה תוכלו לסדר את שמות המוזמנים ופרטיהם, להכין סידורי ישיבה, למיין לקבוצות, לעדכן את אישורי ההגעה ועוד. את התוכנה ניתן להוריד מאתר "מתחתנים ברשת" בכתובת
www.mitchatnim.co.il השירות ניתן בחינם וכרוך רק בהרשמה פשוטה למועדון "מתחתנים ברשת".
 

 התמונות בכתבה באדיבות give&get

twitter   הדפס שלח לחבר
הוסף למועדפים שלי
הדפס
שלח לחבר
Share facebook
twitter
לכתבה זו התפרסמו 5 תגובות
סגור
הוספת תגובה
שם
דוא"ל
הציגו את כתובת הדוא"ל
כותרת
תוכן
בלחיצה על "שלח" הנני מאשר שאינני שולח כל תגובה המפרה את תנאי השימוש בפורטל מתחתנים ברשת.
שלח
הכיסאות המקוריים שבתמונות
כיסאות ההושבה המקוריים שבתמונות שייכים לGive &Get ניתן להשיג בwww.givenget.co.il או ב 1-700-700-727 הכסאות מגיעים עם מדבקה ממותגת ומילוי מתוק לבחירה
05/02/2013 02:01
Give & Ger
יש איפה להשיג......
יש את הכיסאות האלה בארץ בכתובתWWW.TITAH.CO.ILאו במספר :0542142181
04/02/2013 12:10
זהבית
טיפים לסידור שולחנות
מנסיוננו, חשוב להתחיל לעבוד על סידור השולחנות בשלב מוקדם - זה גוזל זמן ... בנוסף, כדאי לסגור עם האולם מראש שלא תהיה מגבלה על הוספת שולחנות - אם למשל תרצו לעשות שולנות אבירים (מה שמגדיל את מספר השולחנות) אז שלא יגבילו אתכם - אחרת תאלצו לפצל משפחות
25/12/2011 09:41
איציק
מאוחר מדי
לא יכולתם לפרסם את הכתבה הזאת לפני חודש ???
10/11/2010 10:54
טל
בהחלט מאמר מועיל
תודה רבה על הטיפים. אני מתחתן ב-12.12 ועדיין אני לא סגור על ההושבה. זה קירב אותי עוד צעד אחד קדימה בעניין.
21/10/2010 03:41
רתם איילון