מתחתנים במשא ומתן - מתכוננים להתמקח עם הספקים

מתכוננים להתמקח עם הספקים

מאת מיכל אבידב-ישראלי 12.07.11 מתוך כתבות: אהבה מחושבת

גם אני ובן-זוגי, כמו רבים אחרים, מצאנו את עצמנו לקראת החתונה "נזרקים" לעולם חדש - עולם ניהול המשא ומתן. היה עלינו לנהל מספר תהליכי משא ומתן במקביל מול כמות מרשימה של ספקים: גני אירועים, קייטרינג, די.ג'י., בר, בר-קפה... וכל זאת ללא כל הכנה או ניסיון בתחום, לקראת חתונה!!! אירוע חשוב ובעל משמעות אדירה בשבילנו!

ניהול משא ומתן נחשב לאומנות ולטכניקה נרכשת בעת ובעונה אחת. הוא מצריך הכנה טובה, יכולת מיקוח, חשיבה מתוחכמת, מודעות, יכולת ביטוי גבוהה ועוד. יש כאלה ש"יש להם את זה” והם מפלסים את דרכם במבוכי המשא ומתן בקלילות ובמומחיות. אולם רבים אחרים, בייחוד זוגות צעירים, הם חסרי ניסיון בתחום ולקראת החתונה עליהם לנהל משא ומתן מול "כרישים" שניהלו כבר מאות תהליכים דומים.

במאמר זה אתמקד בשלב התכוננות למשא ומתן מול ספקים לקראת חתונה. שלב ההכנה למשא ומתן הוא משמעותי ביותר. אם רק נקדיש מספר דקות של הכנה ממוקדת ויעילה נוכל להגדיל את השליטה שלנו בתהליך המשא ומתן ולשפר את תוצאותיו.

כדאי להתכונן ולהקדיש מחשבה לעשר נקודות מרכזיות (אותן אסביר בהמשך):

מה המטרות שלנו – הן בפגישה הספציפית הזו והן בסיום המשא ומתן כולו.
הגדרת קוים אדומים.
על מה המשא ומתן ואיך הוא יתבצע- על כל סעיף בנפרד או כעסקת חבילה?
אילו ויתורים נהיה מוכנים לבצע?
איסוף מידע על הספקים ועל הסטנדרטים בשוק.
מה האלטרנטיבות שלנו?
מי האדם שמולו המשא ומתן מתבצע בפועל?
חלוקת תפקידים ותיאום בינינו.
מקורות כוח- מהן נקודות החוזק שלנו במשא ומתן?
החלטה לגבי המדיה דרכה ננהל את המשא ומתן- פגישה, טלפון או דואר אלקטרוני?

ניקח לדוגמא פגישה עם נציג גן האירועים:

הגדירו לעצמכם מה המטרה: מה אתם רוצים להשיג בסיום פגישה ספציפית זו? מה אתם רוצים להשיג בסיום המשא ומתן כולו? למשל: המטרה בסיום פגישה זו היא לקבל מידע מה כוללת ההצעה של גן האירועים ולגרום לו לחשוב עד למפגש הבא על מתן הנחה של 15% על המחיר הכולל. מטרת המשא ומתן כולו היא לסגור על קיום החתונה בגן אירועים זה במחיר של 90% מההצעה המקורית שלו.

מעבר למטרות, הגדירו לעצמכם קוים אדומים: מעל איזה מחיר אתם עוזבים את המשא ומתן ועוברים לגן אירועים אחר? מתחת לאיזה מחיר אתם מרוצים מאד וסוגרים עסקה? אילו קוים אדומים שאינם כספיים קיימים עבורכם? מה יכול לגרום לשינוי בהגדרת הקווים האדומים שלכם? אולי אם גן האירועים יציע להוסיף מרכיב כלשהו לחבילה באותו המחיר, תחליטו שהעסקה כן משתלמת.

הגדירו על מה המשא ומתן, וודאו שתהיה התייחסות לכל מה שחשוב לכם. למשל מה כולל השירות שגן האירועים נותן? לאילו מועדים הצעתו מתייחסת? כמו כן, חשבו אם כדאי לנהל משא ומתן בנפרד על כל סעיף ומרכיב בחתונה, או לנסות ולהשיג עסקת חבילה מאותו הספק. במקרה כזה כדאי לדון במקביל על כל הסעיפים כשמחירו של כל סעיף משפיע על השני, וכך להוזיל מחירים.

על מה אתם מוכנים לוותר? מה פחות חשוב לכם? כדאי להגדיר מראש ולתאם ביניכם על מה אתם מוכנים להתפשר ועל מה אתם לא מוותרים בשום פנים ואופן. תנו את הדעת גם לתזמון הויתור והמחיר שנדרש בעבורו- מתי כדאי לבצע את הויתור ומה תקפידו לקבל בתמורה לויתור. למשל – יש לכם תקציב מסוים לגן אירועים ואתם רוצים לקיים את החתונה בערב יום חמישי. יתכן שתחליטו כי לאחר שתבדקו 5 גני אירועים, אם עדיין לא תמצאו מקום שעומד בתקציב שלכם, תסכימו לקיים את החתונה ביום רביעי בשבוע על מנת לעמוד בתקציב. חשוב לראות את כל התמונה, ולהיות מודעים לכל הגורמים המשפיעים (ההורים למשל...) ולמרכיבים החשובים לכם, המשפיעים על הקווים האדומים שהצבתם ועל ההחלטה להזיז אותם.

חשוב להגיע לפגישה לאחר שאספתם מידע– לגבי הספק הספציפי ועל השוק בכלל. אספו מידע מחברים, מזוגות בעלי ניסיון, מאתרי האינטרנט לחתונות ומאתר האינטרנט של הספקים עצמם. מה הן העלויות הסטנדרטיות בשוק לגן אירועים? מה כולל השירות הניתן בעלות זו? מהן האלטרנטיבות שלכם? אספו מידע על הספק עצמו: חוויות של אנשים אחרים על העבודה עמו, איך הוא מציג את עצמו באתר שלו? ככל שיהיה לכם יותר מידע, תגיעו מוכנים יותר ותוכלו לשלוט בתהליך המשא ומתן. לימוד מקדים ויסודי של השוק והפגנת ידע, גם ישדר לצד השני שאתם מכירים ובקיאים ולא יאפשר "לעגל פינות" במשא ומתן אתכם. הכירו את האלטרנטיבות העומדות בפניכם. ככל שיהיו לכם יותר אלטרנטיבות איכותיות, כך יגדל היתרון שלכם במשא ומתן. קחו בחשבון שאלטרנטיבה טובה אינה רק מחיר נמוך יותר, אלא שירות שאתם ובני המשפחה שלכם תהיו מרוצים ממנו!

כדאי לבדוק מול מי אתם מנהלים את המשא ומתן – האם הנציג שמולכם הוא בעל הסמכות לקבלת ההחלטות או שעליו לקבל אישור מלמעלה? מה תפקידו בחברה? איזה ניסיון יש לאנשים אחרים בעבודה מולו? אספו פרטים אישיים, עסקיים, וחברתיים על האדם שמולכם. ככל שתבררו יותר פרטים, תוכלו להכיר את עולם התוכן שלו, ליצור איתו תקשורת טובה יותר ולהתחבר אליו. יצירת קשר חיובי תוכל לגרום לו לרצות לבוא לקראתכם ולסייע בהשגת תוצאות טובות יותר במשא ומתן.

נקודה חשובה נוספת, היא החלטה מראש מי משתתף במשא ומתן בפועל: החתן? הכלה? הורי החתן? הורי הכלה? אולי כדאי לגייס את אחד האחים או חבר טוב הידוע בכישוריו בניהול משא ומתן? חישבו גם על חלוקת התפקידים בין המשתתפים במשא ומתן. האם יש דובר אחד? האם כולם מדברים? האם כדאי לעשות חלוקת תפקידים ל"חוקר הטוב והחוקר הרע"?
אם מגיעים לפגישה מספר אנשים מצידכם, חשוב שיהיה ביניכם תיאום מראש ותדעו בדיוק מה המטרה, מה להגיד ומה לא להגיד, מה הקווים האדומים וכו'.
ניתן לסכם על סימן מוסכם ביניכם לשימוש במקרה שלאחד מכם יש משהו לומר, שלא בפני הצד השני. במקרה שאחד מכם מסמן, אתם יודעים שעליכם לשוחח מספר דקות לבדכם. בקשו לצאת לרגע או לעשות הפסקת התרעננות.

מקורות כוח – חישבו מהן נקודות החוזק שלכם, היכולות להוות מקור כוח. מקורות כוח יכולים להיות כישורים אישיים בניהול משא ומתן, קסם אישי, הפגנת ידע ומומחיות בתחום, תחרות – אם ידוע לכם שיש ספקים נוספים שנותנים את אותו השירות במחיר זהה או נמוך יותר, זהו מקור כוח. מקור כוח אפשרי נוסף הוא היכולת להביא לקוחות נוספים - זוגות נוספים שמתחתנים או הבטחת התקשרות עם אותו ספק באירועים משפחתיים נוספים.

שתי החלטות נוספות שכדאי להקדיש להן תשומת לב: האחת, באיזו מדיה לנהל כל שלב במשא ומתן? בפגישה, בטלפון או בדוא"ל? שיקולים רלוונטיים להחלטה זו: בפגישה קל יותר להיות בשליטה ולהשפיע על הצד השני, משום שיש השפעה להבעות פנים ולביטויים לא מילוליים וניתן ליצור קשר אישי. שיחה טלפונית קלה לביצוע וחוסכת זמן וכן הרבה פעמים קל לנו להיות קשוחים יותר בטלפון. ההחלטה השנייה היא היכן לקיים את הפגישה? במקום ניטרלי כמו בית קפה? בגן האירועים עצמו, כלומר, במגרש הביתי של הספק? איזו אוירה יש במקום שבחרנו ואיזו אוירה אנחנו מעוניינים שתהיה בפגישה?

למה להיתקל בכל השאלות האלה תוך כדי ניהול המשא ומתן, כשאתם נמצאים מול הצד השני ולא ממש מתואמים ביניכם? למה להגיע לא מוכנים? אתם מנהלים משא ומתן על אירוע שהוא כפי הנראה מהחשובים בחייכם, אתם יכולים לנהל משא ומתן טוב יותר! אם רק תתכוננו אליו.

בהצלחה!

*הכותבת הינה מגשרת ועוסקת בייעוץ ובהדרכה במשא ומתן

צילומים: עמרי אילת, אסף סולטן

הוסף למועדפים שלי

הדפס

שלח לחבר

Share facebook

twitter