ההימור שלכם על המוזמנים מסתיים כאן
שירות אישורי הגעה למוזמנים הוא כבר חובה
מערכת מתחתנים
09.9.2015
בסופו של יום, כולנו רוצים את אותם הדברים: חתונה יפה, אורחים מרוצים, והכנסות שיכסו את העלויות... או לפחות את רובן. איך עושים זאת? ראשית מוודאים שכל המוזמנים מגיעים!
"לחתונה של הוריי, לפני 30 שנה, הוזמנו כ- 800 אורחים. כיוון שלא היה מקובל לאשר את הגעת המוזמנים, הוריי עד היום תוהים לאן נעלמו להם 200 אורחים..."
חתונה כיום היא הפקה מקצועית לכל דבר ועניין, וגם ההשקעה בה גדלה באופן משמעותי. האולמות הפכו מתחמי אירועים, המנות מתהדרות בקונספט קולינרי שמתאים גם לשעות הקטנות של הלילה, התאורה לא מביישת מועדונים גדולים והסאונד מותאם לאולמות קונצרטים - כל פרט ופרט שודרג עם הזמן לרבות אופן הזמנת האורחים ואישור הגעתם. המודעות לחשיבות של אישור הגעת המוזמנים גברה ואם לכם יש ספקות בכך, הנה כמה סיבות טובות:
כלכלית: האולם שבחרתם חייב להיערך לאירוע (כמות המנות שיש להכין, כמות המלצרים והברמנים, סידור ועריכת השולחנות וכו'), לכן אתם מחויבים להעביר כמות מוזמנים סופית, עליה אתם גם מתחייבים לשלם. לא וידאתם את הגעת האורחים שלכם? קחו בחשבון שכמות המוזמנים שתגיע בפועל תהיה קטנה מכמות האורחים אותה העברתם ועליה התחייבתם.
רוב הזוגות לוקחים בחשבון את ההכנסות הצפויות ממתנות האורחים, כמדד תקציבי לעלות המנה אותה הם רוצים ויכולים לשלם.
לדוגמא: עלות אירוע בו התחייב זוג על כ 300 אורחים הינה כ- 100,000 ש"ח, ומכאן שמתנה ממוצעת שתכסה את העלות היא בסך 330 ש"ח. סביר.
אך אם תגלו בערב החתונה שבפועל הגיעו רק 250 אורחים מוזמנים, הרי שגם אם הם יביאו לכם את הסכום האמור, תגיעו לסכום מצטבר של 82,500 ש"ח. כלומר תיוותרו עם "בור" תקציבי של 17,500 ש"ח.
זה הפרש לא קטן, בייחוד לזוג צעיר בראשית דרכו. לא חבל?
ארגונית: תחשבו על מצב הפוך – חילקתם 500 הזמנות וציפיתם שרק 400 יגיעו, ודווקא לחתונה שלכם התחשק לכל האורחים להגיע. כבוד! אך האולם נערך ל- 400 איש, בפועל הגיעו 500 ולאורחים אין מקום לשבת. ועכשיו צריך להתארגן באמצע האירוע. זהו מצב לא נעים ולא נוח לאף אחד מהצדדים שמוסיף לחץ מיותר.
באירועים בהם ישנה הושבה מסודרת (מומלץ) אתם מקצים מקומות ישיבה למוזמנים. האורחים מחולקים באופן טבעי לקבוצות (משפחת אם החתן, חברים של הכלה וכו') ולאחר מכן לשולחנות.
בהנחה שכמות האורחים להם התחייבתם תהיה זהה לכמות אשר הגיעה בפועל, עדיין תיווצר בעיה קלה. כמויות האורחים מכל קבוצה יהיו שונות מאלה אשר לקחתם בחשבון, עת כניסת המוזמנים לאולם יהיו אי סדרים בהושבה בפועל ( קבוצה של 12 אורחים תוקצה לשולחן של 10, או לחילופין בשולחן שהוקצה ל 10 יגיעו רק 8 אורחים) והדבר יוביל לפתיחת מקומות רזרביים ללא צורך.
היערכות 'מיוחדת': על סמך אישורי ההגעה אפשר לדעת במדויק, אם צריך להזמין מנות מיוחדות לילדים, מנות גלאט למחמירים או לחילופין על אורח שיגיע רק לחופה ואין צורך לשריין לו כיסא באולם (ולחסוך עלות המנה בהתאם).
בסיכומו של דבר, ההחלטות שתקבלו בנוגע לחתונה שלכם מתורגמות באופן טבעי ליכולתכם לתכנן את האירוע ולשלוט בהוצאה הכספית. על מנת לקבל אירוע רגוע, זורם וללא הפתעות לא נעימות, ולהיות בשליטה על ההוצאות הכספיות הרבות, קחו בחשבון ובחנו היטב את האפשרות להיערך באופן מושלם למספר האורחים הצפוי להגיע.
אין ספק כי אישורי הגעת המוזמנים תשפיע לטובה על כל הגורמים.
הכתבה באדיבות: ארז עציוני, מנכ"ל חברת invite Me
כתבות נוספות שיעניינו אותך
01.1.2023
רני זהר
חתונה אזרחית בדרך שלכם – המדריך המלא
כל מה שאתם צריכים לדעת על חתונה אזרחית – מה מעמדה בישראל, איפה כדאי להתחתן ומה קורה אם חלילה רוצים להתגרש? כל התשובות לפניכם06.7.2022
מערכת מתחתנים
הסטודיו של יסמין ורסנו מגשים חלומות
בסטודיו של יסמין ורסנו הממוקם בראשון לציון, תופרים מאז 2015 שמלות ייחודיות לכלות מכל הארץ ומהעולם. בכל עונה, נוצרת בסטודיו קולקציה חדשה על בסיס השראות חדשות, לצד תפירה בעיצוב אישי לטעמים משתנים.07.7.2022
מערכת זאפ מתחתנים
אודאון – חוויה קולינרית שטרם הכרתם
אודאון- גן אירועים בעמק חפר שבשרון, הידוע בזכות הסטייל המוקפד שלו, העיצוב האירופאי הייחודי ובעיקר, האוכל המשובח ואופן ההכנה הייחודי לו, מציב סטנדטים חדשים לאירועי איכות.05.4.2020
מערכת מתחתנים
Ma Ma Ma My Corona: מצעד שירי החתונה הגרועים ביותר
בצעידה לחופה, בשבירת הכוס וברחבת הריקודים – אלה הם השירים שממש לא כדאי שיושמעו בחתונה שלכם.26.3.2019
מערכת זאפ מתחתנים
משבוע האופנה לשבירת הכוס: השראות לחתונות קיץ 2019
עונת חתונות הקיץ כבר בפתח, סגרתם אולם, איפור ושיער אבל לא החלטתם מה תלבשו? קבלו השראה ללוק המושלם לחתונה שלכם18.2.2022
אורלי בויום
צילומי טראש זוגיים לחתונה – המדריך המלא לטראש שלכם
הכל על צילומי טראש זוגיים - מתי מצלמים ואיפה? למה צריך צילומי טראש מיוחדים ולמה דווקא ׳בראשית׳? קבלו את המדריך המלא לעולם הטראש, מים המלח ועד לחרמון12.2.2022
אורלי בויום
חליפות חתן – מה הסגנונות המובילים היום?
איזה מין חתן אתה, של בלייזר שחור וקלאסי או של חליפה צבעונית וטרנדית? חיפשנו את מיטב חליפות החתן ל- 2022, כדי שתיראו הכי יפים וטרנדיים שיש ביום השמח בחייכם.30.10.2019
מערכת מתחתנים